Møbler og kunst kan nu flyttes - uden at flytte papirer

Lagt på antikguide.dk den 07-02-2015 af Automaster

JH Transport ApS med 15 biler og flere end 40 medarbejdere er specialister i transport af møbler og kunst samt forsendelser over hele verden. Med ERP-løsningen Visma Business er det imidlertid slut med også at flytte papirer – og med det nye system har virksomheden oplevet stor vækst uden at udvide administrationen I 2015 kan JH Transport fejre 35 års jubilæum. Virksomheden blev etableret i 1980 og er i dag en omfattende virksomhed, der såvel lokalt som globalt håndterer alle typer af forsendelser og opgaver – lige fra auktionshuse til udstillinger samt flytninger for private og erhvervslivet.

Specialiseret i flytning af kunsteffekter
For otte år siden var den dengang relativt traditionelle transportvirksomhed med til at nedtage og pakke et større antal prismelysekroner i forbindelse med renoveringen af Frederik VIII's Palæ på Amalienborg. Den specielle opgave var blot én af mange for JH Transport, der opererer i en niche med at flytte antikviteter, kunst og bohave, der ikke kun kan have høj handelsværdi, men især for en del kunder især en meget høj affektionsværdi.

Det kræver en særlig kompetence at flytte den slags effekter, og kravene til en transportvirksomhed er høje. Blot fordi genstandene kan have stor værdi, kan det ikke nødvendigvis afspejle sig i transportprisen over for kunden. Derfor skal der en skarp forretningssans til at levere ekstremt høj kvalitet i flytningen til en pris, der ligger på markedsniveau med almindelige flytninger. Omkostninger til biler samt IT-systemer og arbejdsprocesser skal jævnligt efterses med en tættekam for at finde marginerne, der kan sikre en lønsom drift.

Gammel DOS-løsning blev væksthæmmer
Som mange andre virksomheder med stor travlhed i hverdagen er skift af et centralt IT-system ikke lige dét, der ligger øverst i bunken over opgaver, man gerne går i gang med. Men hos JH Transport måtte ledelsen i 2010 erkende, at den efterhånden noget bedagede og DOS-baserede Navision-løsning, der primært fungerede som økonomisystem, ikke længere understøttede den voksende transportforretning godt nok.

Virksomheden mærkede kun krisen i et halvt års tid, så kom der igen fuld tryk på forretningen. Ikke mindst grundet JH Transports tætte samarbejde med auktionshuset Lauritz.com, og det at mange satte deres indbo til salg for at skaffe kapital. Det begyndte at udfordre IT-systemet.

- Systemet blev ikke supporteret længere, og kunderne begyndte at efterspørge funktioner, det gamle system ikke indeholdt, såsom online booking og tracking af flyttegods. Vi begyndte derfor at se os om efter en mere tidssvarende løsning, fortæller Mikkel Hansen, der blev udpeget til at finde et nyt IT-system.

Ukendt IT-system overhalede i opløbet
Mikkel Hansen startede sin søgen med at lede efter en IT-løsning, der var rettet mod flyttefirmaer og pakketransport. Han måtte konstatere, at de ikke indfriede virksomhedens krav. Han udvidede derfor sin søgen til mere gængse systemer. C5 var således også inde i billedet, men det havde kun fem standardrapporter inkluderet i prisen, så også dét system kom til kort.

I takt med, at Mikkel Hansen selv blev mere og mere bevidst om, hvad han ledte efter, steg frustrationerne over det, markedet kunne tilbyde. Investeringer på op til 800.000 for indkøb og implementering af et brugbart system var ikke usædvanligt. Og så følte han endda sig ikke sikker på, at der ikke kom ekstraudgifter.

På et tidspunkt i søgeprocessen får han anbefalet at se nærmere på Visma Business. Han havde ikke hørt om systemet, men en tilbudspris på ca. 150.000, der umiddelbart indfriede alle krav og ønsker, gjorde at han gik i realitetsforhandlinger med Claus Porsborg fra Visma Business partneren Balance IT.

- Tilbudsprisen holdt og vi har endda fået nogle ekstra moduler tilknyttet, så det er tilpasset vores behov. Det nye system fungerer rigtig godt som ordrebehandlingssystem, hvilket er kritisk for os. Og så er det ekstremt fleksibelt. Felter fra lagermodulet bruges for eksempel til andre ting, fordi vi ikke bruger lagerdelen. Vi kan også sortere kørsler på en tur og vi kan importere data fra andre systemer, siger Mikkel Hansen.

Større kundetilfredshed
Kunderne har også taget det nye system til sig. Tidligere skulle de selv ind på hjemmesiden og hente priser. I dag kører alt inkl. betaling via Visma Business, og alt inklusiv flytning af ture sker fra systemet. I den nye løsning kan JH Transport også sende mails direkte til kunderne fra systemet. Kunderne oplever hurtigere service og det sparer tid for medarbejderne.

- Det er svært at sige, hvor meget det har sparet i administration, idet vi i mellemtiden er vokset meget. Men det har helt sikkert sparet os for en del omkostninger. For mens omsætningen er steget og der er kommet flere lagerfolk og chauffører, har det ikke været nødvendigt at skalere bogholderiet op. Implementeringen tog lidt længere tid end forventet. Men det var nu mest fordi, det tager tid at ændre vaner. Selve dataflytningen og systemskiftet tog kun et par uger, understreger Mikkel Hansen.

Flytning af bohave for hjemvendte
En anden opgave, som virksomheden er specialiseret i, er at sørge for repatriering i samarbejde med Dansk Flygtningehjælp. Det betyder, at bohave sendes til hjemlandet for de flygtninge og indvandrere, der skal repatriere, som det hedder, når man med støtte fra den danske stat vender retur til hjemlandet.

- Vi har valgt at specialisere os på dette område, hvor affektionsværdien ofte er større end godsværdien. Visma Business er også her en god hjælper, idet vi kan indlægge data på kontaktpersoner og selvom det egentlig er et ERP-system, så kan vi også bruge det som et CRM-system. Der er også ting, der udvikler sig i forretningen, og vores krav øges derfor også løbende. Den eneste begrænsning, vi indtil nu har fundet er, at vi godt kunne bruge et sprogmodul og muligheden for at printe labels på det lokale sprog, som forsendelsen skal til kunne være godt at få med, men det kommer måske en dag, smiler Mikkel Hansen.